Le CHU de Limoges a trois missions de service public : les soins, l’enseignement, la recherche et l’innovation. Nos personnels exercent au sein de 5 hôpitaux (le CHU Dupuytren 1, le CHU Jean Rebeyrol 1 , le CHU Dupuytren 2, l’hôpital de la mère et de l’enfant et le Centre de gérontologie Chastaingt ) et d’un Centre de biologie et recherche en santé.
Le CHU de Limoges recrute un(e) secrétaire de direction construction et patrimoine H/F
Mission principale :
Accueil
Gestion et traitement de données
Missions spécifiques :
° Accueil :
– Assurer l’accueil physique et téléphonique
– Assurer l’interface entre les entreprises et les autres services du CHU (médicaux, logistiques, administratifs) et les services techniques
– Filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur importance et des priorités
° Gestion et traitement de données :
– Contrôler et participer à l’élaboration administrative de tous les documents techniques : courrier, compte rendu de réunion, documents de consultation (CCTP, rapport d’analyse
des offres, fiche marché, avis d’information) rapports divers, bordereaux d’envoi, etc.
– Réalisation, diffusion et gestion de notes techniques et permanence technique
– Classement des informations du personnel (plan blanc, etc.)
– Classer, photocopier, afficher, archiver
° Tâches diverses :
– Participation à l’ensemble des tâches administratives du secteur
Réalisation de documents « types » avec les outils bureautiques disponibles
Formations – Qualifications (Savoir ) :
– Maîtriser les techniques de secrétariat bureautique : Word, Excel, Outlook, Power Point, etc.
– Maîtriser l’orthographe et les règles de grammaires.
– Connaître le fonctionnement et le contexte institutionnel : processus et circuits de prise de décision, champs de compétence des différents intervenants.
– Connaître les principes de base de la réglementation des marchés publics.
Connaissances particulières (Savoir-faire ) :
– Ecouter en faisant preuve d’amabilité et traiter une demande en y répondant directement ou en l’orientant vers la personne ou le service compétent,
– Analyser un besoin formulé par un utilisateur,
– Evaluer et prioriser les demandes,
– Avoir le sens du travail en équipes,
– Assurer la polyvalence au sein du secrétariat
– Partager les informations et mutualiser les pratiques
– Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique,
– Mettre en forme un document selon les règles de présentation et de formalisme requis,
– Recueillir, enregistrer et classer une information selon le processus d’archivage du domaine défini et selon la nature de l’information.
Qualités professionnelles (Savoir-être ) :
– Conceptuel
Prêter attention aux détails, avoir le souci de la vérification : être soigneux, rigoureux, précis et faire preuve de méthode
