Mission
MISSIONS PERMANENTES
Documents, rapports, courriers
– Saisie, traitement et mise en forme
o utiliser les outils bureautiques (traitement de texte : Word, tableur : Excel, logiciel de présentation : PowerPoint)
o rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu, procès-verbal, dossier…)
– Classement et archivage des dossiers médicaux
o définir et réaliser un plan de classement
– Préparation et suivi de dossiers
o organiser et prioriser les activités de secrétariat
o les hiérarchiser
– Reproduction de documents et de dossiers médicaux
– Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
Appels et messages téléphoniques
– Réception, traitement et orientation
o filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques
o prendre des notes rapidement
o renseigner les interlocuteurs
– Planification des rendez-vous des patients
Accueil
– Accueil physique et prise en charge des usagers
o s’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés
o traiter des situations conflictuelles
o faire preuve d’écoute et de courtoisie
– Accueil téléphonique
– Planification des rendez-vous des patients
Gestion administrative
– Saisie des tableaux des vacations, des astreintes et des gardes, des statistiques
– Gestion du planning des médecins
– Utiliser internet/intranet pour
o communiquer avec des interlocuteurs
o ou réaliser des recherches documentaires ou de thésaurus
– Vérifier la codification des actes dans Urqual
Logistique
– Prise des rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d’activité, réservation des salles
– Organisation des réunions internes et gestion des salles de réunion
– Prise de notes et rédaction de comptes-rendus
– Débriefing du staff :
o De sénologie avec l’infirmière dédiée
o Opératoire avec mise en œuvre des conduites à tenir : reports d’intervention, prises de rendez-vous, récupérations d’examens,…
o Du CPDPN
Matériel de bureau
– Dépannage de premier niveau des matériels de bureau
– Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax)
MISSIONS SPECIFIQUES ET – OU TRANSVERSALES
Particularités de l’unité
En programmation opératoire
– Planifie les interventions chirurgicales sur OPERA
– Organise les consultations d’anesthésie (Orbis) en fonction des interventions
– Explique le déroulement de la prise en charge à la patiente en vue de sa future hospitalisation – l’oriente sur le service des admissions
– Prépare les dossiers des patientes programmées pour le staff opératoire de gynécologie.
– Assiste au staff opératoire de gynécologie
– Assure le recueil des statistiques d’activité
– Participe à la prise des rendez-vous pour les patientes suivies en oncologie
En diagnostic prénatal
– Prépare les dossiers des patientes programmées pour le staff de diagnostic prénatal – adresse la liste des patientes aux différents intervenants du staff
– Assiste au staff de diagnostic prénatal, afin d’intégrer les décisions prises au dossier de chaque patiente
– Assure le recueil des statistiques d’activité
– Participe à la prise des rendez-vous pour les patientes suivies
Accueil et encadrement des nouveaux personnels, des stagiaires et des personnels placés sous sa responsabilité
– Elle participe à l’encadrement des étudiants en stage et évalue l‘atteinte des différentes compétences lors des mises en situations professionnelles.
– Elle participe à l’encadrement des nouveaux agents et en assure le tutorat.
