Société : cdg69 Lieu : Val-de-Marne (Île-de-France)
Descriptif du poste
Société : cdg69 Catégorie : Stage Filiere : Fonctions Médicales & Sociales Metier : Directeur d'Etablissement Lieu : Val-de-Marne (Île-de-France)
Mission
Détails de l'offre
Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Sous l’autorité de deux directeurs, l’assistante de direction participe à la mise en œuvre opérationnelle des orientations stratégiques définies par les deux directions dans le cadre du programme municipal. Elle est garante de la bonne gestion administrative et comptable permettant le bon fonctionnement des directions. Missions / conditions d'exercice Assurer l’accueil de la direction générale, et notamment : - renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent - adapter son discours en fonction de l’interlocuteur, - recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organiser la vie professionnelle des membres de la direction générale et plus particulièrement de ceux présents à l’Hôtel de Ville et notamment : - organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités, - rappeler les informations importantes et transmettre les messages, - organiser les déplacements des membres de la direction générale, - ventiler les courriers et parapheurs, - élaborer et assurer le suivi du planning des astreintes (et des renvois d’appel téléphoniques correspondants)
Organiser et planifier les réunions (rédaction des convocations, préparation des dossiers, mise en forme des comptes-rendus) - rédiger les ordres du jour en concertation avec l’organisateur de la réunion, - respecter les délais de transmission des documents avant les réunions
Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique : - prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers - réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers - organiser le classement et l’archivage des dossiers
Gérer l’ensemble du courrier adressé aux services communaux et notamment : - ventiler entre les différentes directions générales - enregistrer le courrier relevant des membres de la direction générale - mettre à la signature des élus des différents parapheurs
Suivre les commandes et assurer le suivi budgétaire correspondant : - mobilier pour l’ensemble des services de la mairie - petites fournitures pour la direction générale Apporter une aide logistique pour l’organisation et le suivi des séances du Conseil municipal et notamment : - préparation des convocations, - mise en forme et relecture des pièces du dossier transmis aux élus, - préparation de la salle du Conseil - signature et transmission des délibérations en Préfecture, - rédaction des comptes rendus Assurer le lien entre les services et le contrôle de légalité, et notamment : - télétransmission des actes de la collectivité au contrôle de légalité (arrêtés et décisions) - tenue des registres - élaboration du recueil des actes administratifs de la commune Profils recherchés Maîtrise des outils bureautiques Connaissance de l’organigramme de la collectivité Connaissance de l’environnement territorial
Maîtrise de l’expression écrite et orale Maîtrise des techniques de secrétariat et d’accueil Polyvalence
