Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur Adjoint administratif Adjoint adm. principal de 2ème classe Adjoint adm. principal de 1ère classe Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires () Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Management Non Descriptif de l'emploi Sous la Responsabilité du Chef du Secteur Secrétariat Particulier et Protocole, l'assistant est chargé :
- d'accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs - de traiter et suivre les invitations et représentations, en lien avec le Chef de Secteur - d'apporter une assistance sur les missions du Protocole et un appui administratif au Secrétariat Particulier - de gérer les loges sportives, traiter et coordonner les demandes auprès des élus en lien avec le Chef de Secteur et la Cheffe de Cabinet Missions / conditions d'exercice Effectuer l'accueil et l'orientation physique et téléphonique du Cabinet : - Accueillir les interlocuteurs, les renseigner et les orienter - Filtrer les appels, transmettre les messages et alerter sur les situations sensibles
Traiter et suivre les invitations et représentations, en lien avec le Chef de Secteur : - Enregistrer les invitations (reçues par courrier et mail) dans l’outil de suivi - Solliciter les élus, leur assistant(e) et collaborateurs ainsi que les services pour la représentation du Président - Organiser et réserver les déplacements des élus et collaborateurs
Apporter une assistance sur les missions du Protocole en lien avec le Chef de Secteur : - Apporter un appui administratif (rédaction de courriers protocolaires, élaboration de listes) - Etre présent sur les événements en appui du chargé de Protocole - Suivre les demandes et mettre à jour les logiciels en conséquence - Renseigner les services et directions sur l'état de traitement des dossiers en instance - Garantir la transmission et la circulation des informations au sein du Secteur et du Cabinet - Effectuer la mise à jour quotidienne de la Liste Officielle
Apporter un appui administratif au Secrétariat Particulier : - Rédiger des courriers et autres documents administratifs - Constituer des outils de suivi et des bases de données et les tenir à jour - Effectuer le classement des dossiers ainsi que la gestion des archives - Effectuer la gestion des fournitures
Gérer les loges sportives, traiter et coordonner les demandes auprès des élus en lien avec le Chef de Secteur et la Cheffe de Cabinet Profils recherchés Posséder une aisance rédactionnelle Maîtriser les techniques de secrétariat Maitriser les outils bureautiques (Pack Office, Outlook) Etre dynamique, autonome, et rigoureux Faire preuve d'aisance relationnelle et savoir s’adapter aux différents interlocuteurs Faire preuve de discrétion et de confidentialité Savoir anticiper et identifier l'urgence Savoir s'adapter aux horaires de travail au regard de l'activité du SecteurCLIQUER ICI POUR POSTULER
